U provedbi EU projekata, komunikacija s posredničkim tijelima (PT) igra ključnu ulogu u svakom koraku. Od prve izmjene proračuna, preko dostave dokumentacije, do završnog izvješća. Iako se ponekad čini kao formalnost, način na koji se odvija ta komunikacija često izravno utječe na brzinu rješavanja zahtjeva, broj dodatnih pojašnjenja i ukupno trajanje administrativnih postupaka.
Kao tim INNOM savjetovanja, koji svakodnevno se nalazi između korisnika i sustava, vidimo s jedne strane kompleksnost propisa, a s druge izazove koje korisnici imaju u njihovoj interpretaciji. Upravo zato želimo podijeliti nekoliko ključnih uvida koji mogu pomoći u izgradnji bolje i učinkovitije komunikacije s PT-ovima.
Profesionalnost i jasnoća na prvom mjestu
U svakodnevnoj razmjeni poruka i dokumentacije važno je zadržati profesionalan, jasan i precizan ton. Svaka komunikacija treba biti strukturirana, s jasnim referencama na broj poziva, naziv projekta i konkretan upit ili dokument na koji se odnosi. To olakšava PT-ovima rad i smanjuje potrebu za dodatnim pojašnjenjima.
Priprema prije postavljanja upita
Prije slanja pitanja ili zahtjeva preporučuje se detaljna provjera dostupne dokumentacije – Uputa za korisnike, često postavljanih pitanja (FAQ), kao i prethodnih dopisa. U velikom broju slučajeva, odgovori se već nalaze u službenim dokumentima. Tako se štedi vrijeme, ali i izbjegava stvaranje dojma o nedovoljnoj pripremljenosti korisnika.
Komunikacija s posredničkim tijelima – Ton utječe na odnos
Važno je imati na umu da su i s druge strane profesionalci koji rade s velikim brojem projekata. Komunikacija koja je suradnička, konstruktivna i usmjerena na rješenje uvijek daje bolje rezultate od poruka koje su konfliktne, defenzivne ili previše emocionalne. Odnos koji se gradi kroz komunikaciju može dugoročno utjecati na percepciju korisnika u sustavu.
Možda će vas zanimati: EU natječaji i fondovi – što nas očekuje do kraja 2025. godine?
Precizno i pravovremeno slanje dokumentacije
Jedan od čestih izazova u komunikaciji s PT-ovima je nepotpuna ili nejasna dokumentacija. Slanje jasno označenih dokumenata, u ispravnom formatu, uz kratko objašnjenje sadržaja i svrhe, uvelike olakšava i ubrzava obradu. Također, poštivanje rokova pokazuje ozbiljnost i profesionalnost korisnika.
Komunikacija s posredničkim tijelima važna je za izgradnju međusobnog povjerenja
Konačno, važno je razumjeti da su korisnici i PT-ovi, iako formalno na suprotnim stranama, zapravo partneri u provedbi istog cilja – uspješno realiziranog projekta. Otvorena, korektna i informirana komunikacija gradi povjerenje, a povjerenje u konačnici vodi bržim i jednostavnijim rješenjima u slučaju problema.
Zaključak
Komunikacija s posredničkim tijelima nije samo administrativna obveza – ona je važan alat za uspješnu provedbu projekta. Kroz strukturirani pristup, profesionalan ton i dobru pripremu, korisnici mogu značajno unaprijediti suradnju s PT-ovima, smanjiti broj potencijalnih nesporazuma i pridonijeti učinkovitijoj provedbi svog projekta.
U INNOM savjetovanju vjerujemo da uspjeh EU projekata leži ne samo u dobroj pripremi i provedbi, već i u kvalitetnoj suradnji svih uključenih aktera – i upravo na toj suradnji svakodnevno gradimo naše pristupe i rješenja.
Možda će vas zanimati: EU projekti i odobravanje – može li ih svijet čekati?
